FAQ

Provisoire

Il faut indiquer le nom de la personne qui gère la sollicitation

Attention en cas d'inclusion dans un parcours (ouverture d'un dossier C360), il faudra bien préciser le rôle de "Conseiller en parcours référent", pour le coordinateur qui assurera le suivi. 

Un seul coordinateur de l'équipe de prise en charge doit avoir ce rôle, néanmoins, toute l'équipe accède aux informations du parcours (Dossier C360).

- Si l'on a le nom de la personne, vérifier si un dossier C360 existe :

• Si oui, saisir directement la sollicitation depuis le dossier C360 de la personne
• Si non, saisir la sollicitation depuis la rubrique "Liste des sollicitations" puis "Créer une nouvelle demande"

- Compléter au minimum les champs obligatoire et valider la saisie
- Bien vérifier le formulaire et surtout l'identité (rappel : ne jamais passer niveau 2 un formulaire avec une identité inconnue, ne jamais modifier l'identité inconnue, il faut supprimer complètement l'identité en statut "Nouvelle" et ressaisir la bonne identité si elle est connue ultérieurement)
- Maintenir le formulaire en statut "Nouvelle" jusqu'à la fin puis passer en traitement pour :

• Inclure dans un parcours (niveau 2) ► Il faudra bien sûr clôturer la sollicitation quand la réponse aura été apportée
• Clôturer la sollicitation (niveau 1) dès que la réponse est apportée ► Pas d'inclusion

Une sollicitation est clôturée dès lors qu'une réponse a été apportée / une solution trouvée (attention la solution peut être le transfert en niveau 3, une inclusion en niveau 2, autant qu'une réponse administrative simple, on parle ici de la réponse à une sollicitation). 

Si un dossier existe pour cette sollicitation, il y a deux cas de figure :
   1) La réponse apportée permet de clôturer le dossier C360 quand il y en a un (fin du suivi), il faut alors aller le clôturer (voir FAQ Dossier C360 sur ce sujet)
   2) Une sollicitation a été gérée et une solution apportée sur une thématique en particulier, mais il reste d'autres sollicitations en cours pour le même dossier. Dans ce cas, le dossier reste ouvert, seule la sollicitation est clôturée

Pour enregistrer une date de sollicitation antérieure à la date de saisie dand l'outil, il faut :

• Cocher "Non" à la question "Etes-vous à l'origine de la demande"
• Mettre la date souhaitée dans le champ "Reçue le" qui s'ouvre

A noter : "Au clic" sur le champ date, c'est la date du jour qui s'incrémente, et elle est modifiable (antérieure uniquement).
Complément d'information : c'est toujours la date de création qui apparait dans la liste des sollicitations.
En revanche pour les statistiques et indicateurs, le champ saisi dans le formulaire dans "Reçue le" est bien la date de référence pour calculer par exemple le temps de réponse d'une sollicitation.

Tout à fait. Lorsqu’une identité apparaît cela signifie qu’elle est déjà connue elle existe dans l'annuaire régional. Vous pouvez vérifier qu’il s’agisse bien de la bonne personne au travers des éléments communiqués (nom, prénom, date de naissance, sexe)

A noter : En ouvrant la fiche, il est possibilité d’accéder à plus d’informations si elles ont été saisies. Si ces éléments ne sont pas renseignés, le risque d'homonymes nés le même jour est possible...

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La sollicitation doit rester en statut "Nouvelle" (dès lors qu'elle est validée / modifiée / non encore solutionnée..)

Il faut toujours passer par l'étape "Débuter le traitement" avant de clôturer (même si la case "Clôturer" apparait avant de débuter le traitement, il faut quand même passer par l'étape "Débuter le traitement")

• Passer par "Débuter le traitement" pour les indicateurs
• MAIS Passer par "Débuter le traitement" le plus tard pour garder un maximum de champs modifiables dans la sollicitation

L'outil régional attribue un numéro à chaque nouvelle demande, quelle que soit la C360 qui la crée (l'outil est partagé avec tous les utilisateurs = outil régional). Il y a donc bien une suite logique (pas par C360, mais pour l'ensemble d'entre elles).

Ce numéro peut être rappelé sur les notes évolutives descriptives de la situation par exemple

Ce sont généralement les champs obligatoires (*) donc ils sont saisis avant de pouvoir valider, mais nous préconisons une relecture du formulaire avant de le passer en traitement et ou de le clôturer (ou inclure).

Une sollicitation clôturée passe en lecture seule, aucune modification possible.

A noter : Si la saisie du formulaire se fait depuis le dossier C360 quand il existe déjà, alors il est possible d'ouvrir un double écran ici : 

D'un commun accord, les pilotes ont validé le fait de générer un formulaire pour chaque motif de demande (même pour la même personne), afin de répondre au mieux à des statistiques / indicateurs.

En effet, pour une même personne, une demande peut être traitée en moins d'un jour alors qu'une autre peut demander plusieurs semaines. Le temps moyen de traitement d'une sollicitation ne peut donc pas être ressortie si plusieurs motifs de demande sur un seul formulaire.

La demande sera alors affectée automatiquement à la personne qui est connectée et qui complète le formulaire. C'est pourquoi nous précaunisons de ne pas passer en traitement trop vite :

• Certaines informations doivent être vérifiées avant de passer en traitement
• Tout le formulaire doit être relu avant d'être cloturé, car une sollicitation en statut "Traitée" n'est plus que consultable (aucune modification possible)

Ce message indique qu’un dossier existe déjà. Il faut donc repartir du dossier de la personne et ne pas vouloir « inclure » depuis la sollicitation.
RAPPEL : Il faut toujours quand même compléter le formulaire de repérage à chaque nouvelle demande, pour comptabiliser les sollicitations.

Favoriser la saisie de l'entourage depuis le menu de gauche dans le dossier C360 de la personne. C'est de la saisie libre visible uniquement par l'équipe de prise en charge de la C360, et ne concerne que l'entourage de la personne. 

Complément d'information : Le widget "Entourage" dans le bandeau du haut dans le dossier C360 de la personne est lié au dossier de coordination (chapeau). Il se peut que vous y voyez un nom qui aurait été saisi par une personne d'un autre parcours ou directement depuis le dossier de coordination. Si vous voulez modifier cette information dans cet espace, ce sera donc partagé au dossier de coordination avec tous les intervenants.

Un parcours / dossier C360 qui a été ouvert à un moment donné pour assurer le suivi de la prise en charge d'une personne, doit être clôturé dès lors qu'il n'y a plus de suivi et pour les motifs suivants :

Ces motifs sont ceux qui sont dans l'outil pour les indicateurs
A noter : un dossier peut être ouvert, clôturé, réouvert... et archivé !

Pour réouvrir un dossier C360 qui a été clôturé, il faut suivre les étapes suivantes :

• Cherchez le dossier de la personne (dans le moteur de recherche de la page générale dans "Rechercher des parcours" avec le nom et le prénom
• Dans le menu de gauche du parcours / dossier C360 de la personne, cliquez sur "Statut et consentement"
  => Vous voyez l'historique des statuts (inclus / sorti...), cliquez sur "Modifier" en bas à droite 
• Vous pouvez désormais re passer le dossier C360 en statut "Inclus"
• ATTENTION : Bien modifier la date (qui reste notée de la dernière date d'inclusion saisie)

Non, l'inclusion sera bien effective, en revanche le "territoire d'intervention" ne sera pas enregistré. Il est néanmoins possible de le faire manuellement depuis le widget (bandeau du haut)

Non après plusieurs tests de textes longs dans le corps d'une note, le "plafond" s'il y en a un n'a pas été atteint...

Non, toute l'équipe de la C360 voit les notes de tout le monde. Chacun peut alors modifier n'importe qu'elle note à condition qu'elle ne soit pas signée (dans ce cas, elle peut encore la reprendre pour compléter la note initiale, sans pouvoir modifier le texte original)

Le seul cas où je dois indiquer les personnes à qui je destine une note, c'est lorsque je veux restreindre son accès :

- à une partie de l'équipe de prise en charge de ma structure 
- à des personnes ciblées si je veux partager la note au dossier de coordination à mes partenaires uniquement par exemple.

Oui tout à fait, il faut simplement écrire la date dans le champ prévu à cet effet

L’outil est partagé pour tous les services de e-parcours régional dans le cadre de e-parcours national ; il s’agit ici d’informations INS (Identité Nationale de Santé). Dans le cas des C360 l’identité ne pouvant pas toujours être « qualifiée" il faut donc choisir « Provisoire »

Il y a un paramétrage à faire (une seule fois) en suivant la procédure suivante depuis la rubrique "Messagerie" du menu de gauche.

• Cliquez sur la roue crantée en haut à droite de l'écran - un encart s'ouvre
• Cochez la case «  Messages automatiquement marqués comme lus lors de l’affichage » pour obtenir la coche bleue
• Validez

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